外貿單證就是指在國際結算中的單據、文件與證書，憑借這種文件來處理國際貨物的支付、運輸、保險、商檢、結匯等
外貿因其特殊性，需要不同于一般的單據，主要是運輸單據，包括提單、商業發票、匯票、裝箱單、產地證等。國際商會《跟單信用證統一慣例》對國際貿易中涉及的單據和支付等問題進行了規范。
常見單證：1、資金單據：匯票、本票和支票 2、商業單據：商業發票、海關發票；3、貨運單據：海運提單、租船提單、多式運輸單據、空運單等；4、保險單據；5、其他單證：商檢單證、原產地證書、其他單據（寄單證明、寄樣證明、裝運通知、船齡證明等）
外貿單證員的主要工作有審證、制單、審單、交單和歸檔等一系列業務活動，它貫穿于進出口合同履行的全過程，具有工作量大、涉及面廣、時間性強和要求高等特點。
外貿單證是指進出口業務中使用的各種單據和證書，買賣雙方憑借這些單證來處理貨物的交付、運輸、保險、商檢和結匯等憑證。
外貿單證員是國際貿易的先行官。各種單證的操作實務既是外銷、貨代、報關和報檢等“四大員”的重要組成部分，也是“四大員”入門的首要條件。在國際貿易的每一筆“生意”進行過程中，不論外銷、貨代、報關、報檢中的“哪一員”，其“合同、定單、報關、報檢、運輸、倉儲、銀行、保險”等各個環節，無一不是通過各種單據憑證來維持。